Cetak rompak - 10 langkah elak berlaku di pejabat

CETAK rompak merupakan satu masalah serius. Ia bukan sahaja berlaku di rumah tetapi juga di pejabat-pejabat sama ada bersaiz kecil atau besar.

Bagi syarikat, masalah ini sememangnya dikhuatiri oleh pengurus teknologi maklumat (IT) dan juga ketua pegawai eksekutif kerana mereka merupakan orang yang akan bertanggungjawab jika syarikat itu didakwa kerana masalah cetak rompak.

Disebabkan beberapa faktor, terdapat banyak syarikat yang menggunakan perisian tidak berlesen tanpa sengaja atau disedari.

Ini mungkin berlaku sama ada melalui amalan perolehan perisian yang tidak sempurna, pekerja menyalahgunakan perisian syarikat untuk hiburan atau keuntungan sendiri atau pengguna yang tidak memahami bagaimana perjanjian pelesenan berfungsi.

Walaupun sesebuah syarikat mungkin ingin menunjukkan komitmennya untuk akur kepada polisi perisian, tetapi ramai juga menggangap ia satu yang membebankan.

Selain daripada menggunakan perisian dengan kos yang efektif, pematuhan polisi rangkaian juga membantu syarikat-syarikat menentukan jenis perisian yang digunakan oleh semua di dalam organisasi dan menjimatkan wang untuk pembelian perisian.

Tambahan lagi, dengan mengekalkan pematuhan polisi perisian, sesebuah syarikat akan mengehadkan potensi liabilitinya bagi pencabulan hak cipta daripada penggunaan perisian tidak berlesen.

Terdapat beberapa langkah mudah yang boleh diikuti untuk membantu sesebuah syarikat mengekalkan suasana perisian yang baik, tidak mengira saiz organisasi tersebut.

Pelaksanaan dan penyenggaraan menjadi mudah sekiranya anda memahami asasnya.

Mengetahui apa yang anda miliki akan membantu anda mengenal pasti unsur-unsur tersembunyi yang tidak diingini.

Langkah 1: Lakukan inventori perkakasan

Mengenali komputer peribadi dan pelayan (server) adalah langkah pertama yang dapat membantu pengurus IT lebih memahami sesuatu masalah.

Pengurus harus cuba mencari maklumat spesifik mengenai perkakasan yang dimiliki syarikat termasuk lokasi, pemilik, model dan spesifikasi perkakasan seperti unit pemprosesan sepusat (CPU), pemacu cakera keras (HDD) dan ingatan capaian rawak (RAM).

Langkah 2: Lakukan inventori perisian

Langkah ini boleh dilakukan sebagai sebahagian daripada inventori perkakasan.

Susun maklumat mengenai perisian yang telah dipasang di dalam perkakasan anda dengan menyenaraikan dan membuat ringkasan maklumat, termasuk pengedar perkakasan, jenis produk, versi dan tarikh dikeluarkan.

Langkah 3: Lakukan inventori lesen perisian

Kumpulkan semua bukti pembelian lesen perisian dan buat ringkasan maklumat untuk rekod anda.

Sertakan maklumat mengenai pengedar perisian, nama produk, jenis, versi, pengeluaran, bahasa, kuantiti dan nombor siri di dalam rekod anda.

Langkah 4: Pastikan perjanjian lesen yang berkaitan

Selain daripada maklumat asas lesen perisian yang dimiliki oleh syarikat anda, sertakan juga di dalam rekod maklumat terperinci mengenai segala terma dan syarat serta model-model pelesenan.

Lesen perisian yang berlainan mempunyai terma dan syarat yang berbeza, jadi walaupun prosedur pengendalian anda mungkin mengikuti syarat salah satu daripada lesen perisian, ia mungkin tidak menepati beberapa syarat lesen perisian yang lain.

Langkah 5: Kenal pasti dan catat topologi rangkaian

Selain daripada mengetahui apa yang anda miliki, anda juga harus mengetahui di mana ia digunakan.

Menyediakan satu carta topologi rangkaian, anda mampu untuk lebih memahami hubungan antara pelayan (server) dan perkhidmatan yang diberikan.

Anda juga harus mengetahui saluran boleh dicapai (accessibility) seperti di mana pengguna akhir komputer peribadi boleh mengakses sumber pelayan dan di mana lesen akses pelanggan lazimnya diperlukan.

Langkah 6: Ringkasan pengguna rangkaian pelayan

Langkah ini lazimnya boleh dilakukan dengan mengira jumlah pengguna yang diberi kebenaran untuk mengakses perisian pelayan tertentu.

Langkah 7: Kesimpulan

Setelah anda membuat perbandingan dan kesimpulan semua maklumat perisian komputer peribadi, bandingkan maklumat perisian yang telah dipasang dengan maklumat lesen perisian.

Untuk perisian pelayan, bandingkan maklumat pengguna dan topologi rangkaian dengan jumlah pelayan dan lesen akses pelanggan.

Sekiranya terdapat perbezaan, anda sama ada mempunyai lesen yang lebih atau kurang untuk menggunakan sesuatu produk.

Langkah 8: Gunakan semula aset perisian

Setelah anda mengenal pasti sebarang kekurangan, kini anda boleh menumpukan kepada pembelian baki lesen perisian.

Sudah menjadi kebiasaan pada masa ini untuk menemui jenis produk atau versi yang tidak sama.

Pada masa ini, anda boleh memilih untuk mendapatkan tingkat taraf yang lebih murah tetapi sama keberkesanannya atau ketahui lebih lanjut mengenai skim pelesenan besar yang mampu membantu anda menjimatkan wang sambil mendapatkan apa yang diperlukan.

Sekiranya anda mempunyai jumlah lesen berlebihan dari apa yang telah dipasang (installed), anda boleh memilih untuk mengenal pasti bahagian organisasi anda yang mungkin mampu memanfaatkan lesen perisian berlebihan, dan ``gunakan semula'' aset perisian tersebut.

Langkah 9: Takrifkan polisi pengurusan perisian

Segala yang anda telah lakukan tidak akan bermakna sekiranya ia tidak disampaikan kepada sasaran anda.

Seorang pengurus IT yang efektif harus memastikan semua pekerja memahami kesungguhan dan kesan pencabulan lesen perisian.

Dengan mendefinisikan polisi pengurusan perisian yang menjelaskan apa yang boleh atau tidak boleh dilakukan oleh pekerja dan juga hukuman sekiranya mereka melanggar polisi tersebut, anda pasti mampu melindungi harta syarikat.

Setelah anda menentukan polisi tersebut, rancang satu strategi untuk menyampaikannya dengan jelas kepada organisasi anda.

Langkah 10: Lakukan audit perisian dalaman

Sebagai sebahagian langkah penyelenggaraan tetap anda, kerap lakukan audit dalaman untuk memastikan bahawa polisi tersebut diakuri dan kenal pasti pencabulan polisi tersebut secepat yang mungkin.

Setelah anda memastikan sistem ini berjalan lancar, anda akan mendapat jaminan bahawa anda telah melakukan segala yang perlu bagi memelihara sebuah rangkaian yang sihat di dalam organisasi anda, dengan mengurangkan risiko menyalahi undang-undang hak cipta tanpa sengaja.

Lakukan audit ke atas semua komputer anda dan hantarkannya untuk mendapat pengecualian 2 tahun daripada penguatkuasaan yang dimulakan Business Software Alliance (BSA) sebelum 31hb Mei 2005.

Sekiranya anda memerlukan maklumat lanjut mengenai pengauditan perisian dan pengurusan aset perisian, sila hubungi talian Pertanyaan Audit BSA di 03-2164 4217 atau kunjungi www.bsa.org/malaysia